首页 -> 2007年第13期

网络礼节

作者:杨嘉倩

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  越来越多的专业人士依赖电子邮件往来,如果你不知道网络通信的适当礼节,你很有可能在登门而入之前,自己把机会的门关上。
  这里提供了10个需要谨记的诀窍:
  1、注意你的措词!你也许觉得你所说的很容易了解,可是有时候某些字词很容易让人误解。尽量简明切题。
  2、不要做负面的评论。如果你在电子邮件中使用充满敌意或批评的字眼——也就是网络语言中所谓的谩骂——可能会伤害别人,并造成难堪的局面。
  3、在你未经要求就寄出一些电子邮件的同时,请务必确认这些邮件对收信者来说是值得阅读的。尽可能在寄出邮件前,先得到收件者的允许,或者至少让他们知道将收到由你寄出的电子邮件。
  4、毫无隐私可言。有许多的软件程序或者网络服务,可以从硬盘驱动器中读取被删掉的讯息。在你按下‘发送’之前,考虑清楚这信若被别人——譬如上司——看到的后果。基本原则就是,如果你不希望泄露客户的机密,或被不合适的人看到你的私人笑话,就要避免寄出任何私人或机密的电子邮件。
  5、将附加档案缩到最小。你所寄的附加档案越大,下载的时间就越久,而且会占据收件者电脑更多的存储空间。你可以考虑用传真的方式来处理过于冗长的文件。或者在时间允许的前提下,使用一般邮寄或一些快递服务。
  6、该不该寄出副本?你可能想要同时给公司里的同事或其他的客户寄出好几份副本,让他们作为参考之用。想想垃圾邮件和谩骂邮件的准则,同样适用于此。
  7、不要把任何事视为理所当然。也许你是个对电脑术语和各种表情符号十分熟悉的网络高手,不要假定收信者也是如此。
  8、在你按下“全部回复”之前,请三思。若有许多人跟你同时收到这一信时,考虑清楚谁才是真正需要收到你回信的人。通常只有写那信的原始寄信者,才是你需要答复的人。
  9、如果你的信件不需要回复。别忘了告诉收件人。这不但节省你和他们的时间,也可以终止无谓的信件循环。
  10、不要寄简短到只写“谢谢”或“好”的电子邮件。这些只有一个字的回复信件,不会比那些垃圾邮件好到哪里去。